Déduction forfaitaire pour frais professionnels : attention au redressement de cotisations !

À compter du 1er janvier 2023, les employeurs qui ne respecteront pas les conditions précisées dans le Bulletin officiel de la Sécurité sociale pour appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels feront l’objet, en cas de contrôle Urssaf, d’un redressement de cotisations sociales.

Certaines professions bénéficient, sur l’assiette de leurs cotisations sociales, d’un abattement, appelé « déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels » (DFS), pouvant aller jusqu’à 30 % de leur rémunération. Le montant de cette déduction étant plafonné à 7 600 € par an et par salarié.

Sont concernés notamment les VRP, le personnel navigant de l’aviation marchande, les représentants en publicité, les chauffeurs et receveurs convoyeurs de cars à services réguliers ou occasionnels, les journalistes, certains personnels de casino, certains ouvriers à domicile, les artistes dramatiques ou encore les musiciens.

Depuis le 1er avril 2021, le seul fait d’exercer une de ces professions concernées ne suffit plus pour appliquer la DFS. En effet, le BOSS durcit les conditions pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. Désormais, l’appartenance à une profession éligible ne suffit plus. L’employeur doit être en mesure de prouver que le salarié (dans le cadre professionnel) engage effectivement des frais qui ne sont pas intégralement remboursés par lui. Il peut s’agir du montant réel des frais de transport ou des frais de déplacement ou de tout autres frais qui peuvent être considérés comme professionnels.

En cas d’absence ou de congés rémunérés ou non au cours d’un mois complet, la DFS n’est pas admise.

Attention : l’employeur qui applique la DFS doit conserver les justificatifs prouvant que le salarié supporte effectivement des frais professionnels.

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2022, l’employeur doit, chaque année, recueillir le consentement du salarié pour appliquer la DFS et l’informer des conséquences de cette application notamment sur ses droits à l’assurance retraite. Une condition qui n’est cependant pas requise lorsque son application est prévue dans un accord collectif ou a été acceptée par le comité social et économique.

Jusqu’au 31 décembre 2022, les employeurs qui ne respectent pas ces nouvelles conditions font seulement l’objet, en cas de contrôle Urssaf, d’une demande de mise en conformité pour l’avenir. Mais cette tolérance prendra fin le 1er janvier 2023 : à compter de cette date, les employeurs risqueront un redressement de cotisations sociales.

Enfin, à compter du 1er janvier 2023, les employeurs devront, avant d’appliquer la DFS, intégrer dans l’assiette des cotisations sociales :
– la prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers des frais du salarié en déplacement professionnel (frais d’hébergement, de repas, de taxi…) ;
– le remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail ;
– le remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise ;
– le remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

A partir de 2023, la déduction forfaitaire spécifique ne sera applicable qu’aux salariés qui supportent effectivement des frais professionnels et peuvent en justifier.

Secteur BTP : Disparition progressive à compter du 1er janvier 2024
Les règles régissant la déduction forfaitaire spécifique ou abattement de 10% pour frais professionnels (DFS) demeurent inchangées jusqu’au 31 décembre 2023. Le changement doctrinal publié au Boss n’est pas applicable sur l’année 2023 grâce à l’intervention de la FFB. Les règles antérieures sont maintenues en contrepartie d’une extinction progressive de ce dispositif jusqu’au 31 décembre 2031 qui ne court qu’à compter du 1er janvier 2024.