TPE/PME : comment bien anticiper la mise en place du prélèvement à la source

Fin du suspense : malgré d’ultimes tergiversations au plus haut niveau de l’État, l’instauration du prélèvement à la source a bien été confirmée au 1er janvier 2019 par le Premier ministre Edouard Philippe début septembre sur le plateau du 20 heures de TF1. Pour les entreprises, cela signifie toute une organisation à mettre en place pour collecter l’impôt sur le revenu des salariés. Pas de panique, on vous dit tout.

L’entreprise devient le collecteur de l’impôt sur le revenu

Avec le prélèvement à la source, l’État passe la main aux entreprises pour qu’elles deviennent les collecteurs de l’impôt sur le revenu. Fini le rituel des tiers provisionnels : la retenue à la source convertit de facto tous les salariés imposables à la mensualisation de l’IR, avec des prélèvements sur douze mois (et non dix). Elle règle aussi un défaut maintes fois reproché à l’impôt sur le revenu : le paiement des impôts correspondant aux revenus de l’année en cours, et non ceux de la précédente. De quoi assurer une adaptation immédiate aux variations de rémunération.

Le prélèvement à la source ne dispense pas pour autant les salariés de déclarations de revenus, afin notamment d’imputer leurs réductions et crédits d’impôt. Mais l’employeur n’est en rien concerné par cela : l’administration fiscale demeure le seul interlocuteur des contribuables, et transmet simplement le taux de prélèvement au collecteur, sans rien dévoiler de la situation de ses collaborateurs. Ces derniers avaient d’ailleurs jusqu’à la mi-septembre pour indiquer leur choix de se voir appliquer un taux non personnalisé par souci de confidentialité.

Une mesure bien accueillie par les dirigeants

L’Observatoire des PME-ETI Challenges/Banque Palatine révèle que 70 % des dirigeants d’entreprises se disent prêts pour le prélèvement à la source. Si les deux tiers craignent des tensions avec les salariés autour de la confidentialité des informations et de la baisse perceptible du salaire, l’écrasante majorité (84%) considère cette réforme comme une modernisation de la fiscalité. Ce qui ne les empêche pas de redouter des difficultés administratives (84%) et techniques (73%), comme l’ont laissés présager les tests réalisés en début d’année (double prélèvement, problématique des homonymes). Un sondage Ifop indique quant à lui que les Français dans leur ensemble sont également majoritairement favorables au prélèvement à la source (60%). Il faut dire que le dispositif est généralisé dans une majorité de pays, à l’instar de l’Allemagne.

De la réception des taux aux reversements à l’Etat

Avec le PAS, tout se passe sur le site Net-Entreprises.fr, qui abrite déjà la déclaration sociale nominative (DSN) depuis 2017. C’est ici que sera communiqué dès le mois d’octobre le taux de prélèvement à appliquer pour chaque salarié. L’employeur devra l’intégrer dans son logiciel de paie, afin que le calcul du salaire net prenne en compte le prélèvement mensuel de l’IR. Cela entraîne un impératif : disposer d’un outil de gestion de la paie à jour, afin de pouvoir insérer ces nouveaux taux fournis par l’administration fiscale.

En parallèle, chaque mois, l’entreprise doit déclarer sur Net-Entreprises.fr les montants prélevés pour chaque salarié, avant d’effectuer le reversement le mois suivant :

• à 8 jours pour les entreprises de plus de 50 salariés ;
• à 18 jours pour les entreprises de moins de 50 salariés.

A savoir : les TPE de moins de 11 salariés peuvent opter pour le reversement trimestriel.

En septembre 2019, les services des impôts communiqueront leur actualisation du taux de prélèvement pour chaque salarié après réception de leurs déclarations de revenus, ce qui imposera de mettre à jour les logiciels de paie. Les changements de situation des collaborateurs signalés à l’administration fiscale, comme les mariages ou les naissances, entraînent aussi une modification du taux de prélèvement, à impacter sur les bulletins de salaire des intéressés.

Accompagnement et pédagogie pour un atterrissage en douceur

Les entreprises ont tout intérêt à s’appuyer sur leur expert-comptable pour la mise en place du prélèvement à la source. Exco Hesio accompagne les TPE et PME à Roanne pour la gestion de la paie et des obligations sociales et fiscales. Le PAS en fait désormais partie, et ses subtilités nécessitent une approche minutieuse pour ne pas s’exposer aux risques d’erreurs, punissables par l’administration fiscale comme dans le cas de la DSN.

D’autant que pour les dirigeants, en marge de l’aspect technique du prélèvement à la source, la perception des salariés constitue un autre enjeu important. Car ces derniers découvriront fin janvier l’effet d’un bulletin de salaire en baisse. De quoi décupler le risque de tension : les tests ont laissé apparaître des demandes d’explication et de modification du taux de prélèvement. Pour « préparer le terrain », il est possible de mettre en œuvre une préfiguration du prélèvement à la source dès l’automne, en faisant apparaître sur le bulletin de paie le montant théorique de la retenue si le dispositif serait déjà entré en vigueur. Un moyen pédagogique de faire accepter la baisse du salaire net qui attend les salariés.