5 process RH à digitaliser en TPE/PME
Aucun service, aucun domaine n’échappe à la digitalisation ! Les ressources humaines aussi ont beaucoup à gagner avec l’adoption d’outils : pour gagner du temps et de l’argent notamment, mais aussi rendre les processus plus efficaces. Même une TPE et une PME peuvent – doivent – digitaliser leurs process RH !
1. La signature électronique du contrat de travail
La loi autorise la signature électronique du contrat du travail, dès lors que le procédé utilisé respecte le règlement eIDAS (respect de l’intégrité du document, système d’identification du signataire et apposition d’un certificat électronique). Outre la cohérence avec une stratégie «paperless», cela permet de signer le contrat de travail à distance. Ce qui est fort pratique lorsque la personne recrutée est éloignée géographiquement. C’est donc un gain de temps qui va permettre d’accélérer le début de la mission du nouveau salarié, utile en cas d’urgence.
2. L’archivage des documents RH dans un coffre-fort électronique
Dématérialiser les documents, c’est aussi s’adapter aux nouveaux usages. A ce titre, le coffre-fort électronique offre un espace sécurisé sur lequel chaque salarié peut retrouver ses bulletins de paie, son contrat de travail et ses avenants. Un service apprécié, qui permet de généraliser la dématérialisation des fiches de paie et ainsi d’engager une démarche écologique et économique de réduction du papier. Avec l’automatisation du process d’envoi des documents RH aux salariés, le service des ressources humaines gagne un temps précieux pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. La gestion des congés et absences
Le casse-tête du pilotage du planning des équipes peut consommer beaucoup d’énergie chez les managers au sein d’une PME, ou chez le chef d’entreprise à l’échelle d’une TPE. Cela peut aussi entraîner des crispations qui viennent perturber l’ambiance de travail et la productivité des salariés. Un outil en ligne de gestion des congés et absences va permettre de fluidifier le processus, apporter de la visibilité à l’ensemble des acteurs concernés et réduire les «frottements» grâce à un effort de transparence.
4. La création des notes de frais
Encore un process chronophage et qui peut être sujet à des conflits entre employés et direction dans une TPE ou une PME. La gestion des notes de frais impose un traitement minutieux, et la moindre erreur ou le moindre retard sont mal acceptés. Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent dématérialiser les justificatifs de notes de frais à conserver, ce qui facilite l’adoption d’un outil numérique améliorant la saisie des informations, le traitement des documents et leur contrôle. Mêmes bénéfices à l’arrivée : gains de temps et de fiabilité.
5. L’entretien RH
Dans un marché du travail pénurique pour les profils qualifiés, la gestion des carrières est un enjeu fort afin de conserver les meilleurs éléments dans une entreprise. Pour cela, l’entretien RH revêt une importance croissante afin de prendre en compte les attentes d’un salarié et l’accompagner dans son parcours dans l’entreprise. La dématérialisation de l’entretien RH va rendre plus efficace et lisible la collecte des informations et leur partage, afin de donner de la valeur à ces temps forts de la gestion des ressources humaines en TPE et PME.